8 de ago de 2018

3 especialistas explicam como usar a metodologia do Design Sprint

Udacity Brasil

Pare tudo por cinco dias: vamos criar, prototipar e validar algo novo. De forma bem resumida, essa é a ideia por trás do Design Sprint. Criado pelo Google Ventures (GV) em 2009, ele condensa todo o processo de criação de novidades em menos de uma semana. E oferece uma maneira rápida e barata de testar novas ideias que está se tornando cada vez mais popular.

A criação de um novo produto ou serviço em geral passa por uma série de processos. Desde o debate entre diferentes ideias para resolver um problema até a definição de uma solução ideal, construção dessa solução, lançamento e feedback do público-alvo.

Ao invés dos meses ou até anos geralmente envolvidos em processos do tipo, o Design Sprint é composto por apenas cinco dias. Ao longo deste artigo, você aprenderá mais sobre a definição e metodologia do Design Sprint e o que diz quem já o aplicou na prática.

Assista ao webinar: Design Sprint: saiba o que é e como aplicar ao seu projeto

As 5 etapas de um design sprint

De acordo com a metodologia desenvolvida pelo GV, o primeiro dia de um design sprint (a segunda-feira, supondo que seja reservada uma semana para o processo) é dedicado a mapear os problemas. Trata-se de um processo de contextualização e ajuda a escolher a área em que se deve focar.

No segundo dia (terça-feira), o objetivo é levantar o máximo possível de ideias para a área na qual o processo está focado. Esse momento pede toda a criatividade e abertura para inovação que os participantes conseguirem oferecer, então todas as opiniões e sugestões são válidas.

No terceiro dia (quarta-feira), chega a hora de olhar para as propostas feitas no dia anterior com um olhar mais crítico e seletivo. Se o segundo dia do processo é um momento de divergência, o terceiro dia pede uma convergência, para que os pensamentos comecem a se consolidar em torno de uma hipótese que possa ser testada.

O quarto dia (quinta-feira) é de mão na massa. Uma vez que toda a parte de conceitualização e definição do projeto esteja finalizada, a equipe precisa focar em criar um protótipo de boa qualidade. Isso porque ele vai ser lançado muito em breve.

Mais especificamente, ele será lançado no dia seguinte (sexta-feira), quando o protótipo idealizado no começo da semana e criado no dia anterior é testado por usuários reais. E a partir do andamento do teste e do feedback dos participantes, é possível melhorar o protótipo para obter uma versão final do produto ou, no mínimo, confirmar sua inviabilidade.

No final desse processo, a equipe sai com um protótipo já testado e que ela pode usar para criar um novo produto.

É possível que ele já esteja numa fase suficientemente concluída para que o resto do seu processo de lançamento seja tocado de maneira mais tradicional. Mas, caso a equipe decida, também é possível iniciar um novo design sprint para refinar esse protótipo.

As aplicações do Design Sprint

Uma das vantagens do Design Sprint é que ele pode ser aplicado a praticamente qualquer coisa. Organizações de qualquer tipo, desde startups até ONGs e multinacionais, podem usá-lo para identificar e resolver problemas com uma imediatez que outros métodos não costumam oferecer.

Uma das primeiras aplicações documentadas do Design Sprint foi feita por Jake Knapp, ex-funcionário da GV e um dos principais criadores do método, foi para ajudar a empresa de móveis Custom Made a deixar mais fácil para clientes descreverem o produto que estão buscando. O vídeo abaixo mostra como foi:

Esse, no entanto, é só um dos exemplos. Em um caso bem diferente, a organização sem fins lucrativos Miriam’s Kitchen, que busca ajudar militares veteranos a encontrar emprego depois do serviço, também usou design sprint para resolver seus problemas.

O método ajudou a organização a identificar alguns pontos particularmente desafiadores de sua missão, como gerar mais conscientização para sua causa, e a dar os primeiros passos para solucioná-los.

O design sprint também se presta a aplicações em agências governamentais: no Brasil, o método foi usado pela Agência Espacial Brasileira (AEB) para melhorar seu processo de desenvolvimento de software.

Segundo relato de Lucas Rosa, pesquisador de UX da AEB, o método trouxe uma série de pontos positivos, como união da equipe, contato com novos métodos e permitir “rapidamente descobrir se estamos indo para o caminho certo ou errado, economizando tempo e dinheiro”.

As limitações do Design Sprint

Para entender melhor a aplicabilidade e as possibilidades envolvidas, conversamos com três agências e consultorias que oferecem essa metodologia a seus clientes. Em comum, elas citam os seguintes pontos a se ter em mente na hora de avaliar a aplicação de um Design Sprint:

  • Saiba em que área quer focar
  • Selecione bem os participantes
  • Crie um ambiente colaborativo
  • Mantenha o espírito vivo depois do sprint

Se por um lado o Design Sprint permite condensar em cinco dias alguns trabalhos que poderiam levar meses, por outro é importante ter em mente que ele não resolve qualquer problema. É necessário ter em mente algumas características dessa metodologia para saber quando faz sentido utilizá-la.

Por exemplo: embora o primeiro dia do Design Sprint seja dedicado a identificar e entender um problema, é interessante que a equipe já chegue nesse momento com ao menos uma grande área na qual pretenda focar. Se não, o processo corre o risco de perder um pouco de seu direcionamento.

Sua ausência pode fazer com que surja um número muito grande de ideias sem nenhuma relação entre si no segundo dia. Nesse caso, o terceiro dia –quando as ideias menos adequadas são cortadas – pode se estender demasiadamente, comprometendo o trabalho de prototipagem e testes do dia seguinte.

Quando a equipe não consegue escolher uma área na qual focar, o Design Sprint pode não ser a ferramenta mais adequada. Nesses casos, é mais indicado um processo de Design Thinking, que busca aplicar metodologias do design às organizações para trazer novos insights e soluções para elas. Esse processo, no entanto, costuma durar bem mais que cinco dias.

Saiba quais são os 5 passos do design thinking aqui

Outro ponto importante é que o Design Sprint depende das pessoas que participam dele. Se a equipe não conseguir manter um clima aberto, horizontal, sem hierarquias e livre de julgamento, a qualidade do processo pode ficar seriamente comprometida.

Parte das vantagens do Design Sprint vêm justamente da experiência que ele proporciona aos envolvidos: sair da rotina e imaginar um novo esquema de trabalho. E é importante que o ambiente durante o processo seja adequado para oferecer essa experiência.

Finalmente, o ideal é que a experiência não seja apenas uma intervenção pontual, mas de certa forma capacite a empresa a ter uma visão diferente sobre seus processos e consiga manter aquele clima propício para o surgimento de novas ideias. Em outras palavras: se o Design Sprint é uma aula, é importante que a organização faça a lição de casa depois.

O que especialistas falam sobre Design Sprint?

A seguir, veja o que as consultorias Cia. Makers, Funeel e Dux Coworkers têm a dizer sobre as características e boas práticas do Design Sprint.

Felipe Siqueira, gestor executivo de consultoria e inovação da Cia. Makers

Como você define o Design Sprint?

Felipe Siqueira: O Design Sprint é um processo de geração de inovação que se caracteriza por equipes multidisciplinares, pensamento integrativo e velocidade. Isso faz com que ele seja ideal para situações que exigem entregas rápidas, especialmente quando elas envolvem protótipos.

Mas ele também é adequado para gerar ideias a partir de um problema e, com isso, trabalhar para solucionar esse problema. Então você pode usar tanto quando já tem uma ideia de produto e solução bem estabelecida quanto quando não tem. E ele pode ser usado em muitos contextos, porque traz uma adaptabilidade boa em termos de segmento e porte.

O que fazer e não fazer num Design Sprint?

FS: Cada cliente tem uma característica específica de trabalho, e é importante reconhecer isso e adaptar o processo a cada caso. Como nós costumamos trabalhar com um foco em UX e UI, procuramos preservar esses dois pontos na nossa aplicação do método.

É importante que o design sprint não acabe caindo num processo de Design Thinking, que é mais profundo mas menos ágil. O Design Sprint é meio que uma “versão expressa” do Design Thinking. Também é essencial que a equipe entre no projeto com um nível alto de energia e de abertura, para criar um ambiente que propicie a criatividade.

Nesse sentido, o espaço físico também é importante: precisa ser um espaço que possa se adaptar ao comportamento das pessoas, e não o contrário. Por isso, mesas e cadeiras leves e fáceis de se organizar e mudar de lugar são fundamentais.

Pode compartilhar um case de Design Sprint?

FS: Trabalhamos com uma empresa que queria criar um laboratório de inovação – um espaço físico para criar novos produtos – e usamos o Design Sprint para projetar o espaço. A ideia era que não fosse apenas um ‘espaço decorado’, mas um ambiente com elementos de impacto cognitivo.

Com o Design Sprint, em cinco dias conseguimos criar um protótipo em 3D de um laboratório de inovação para a criação de novos produtos usando psicologia das cores, gamification, alguns dos pilares do Design Thinking e diversos elementos artísticos para estimular a criatividade. O produto que a empresa fabricava foi usado como inspiração para decorar o ambiente de forma criativa. Com o processo, conseguimos cumprir um deadline bem apertado e fazer a entrega com sucesso.

Vídeo do Google mostra o Design Sprint aplicado no aplicativo Memrise

Willian Sertório, UX designer sênior da Funeel

Como define o Design Sprint?

WS: O Design Sprint é uma metodologia criada pelo Google que permite definir um problema em cinco dias e transformá-lo em solução e protótipo. Então é uma forma muito simples de resolver problemas. Mas é também uma forma muito enxuta de se mitigar os riscos de um novo projeto: em vez de ficar seis meses investindo e desenvolvendo algo para depois perceber que aquilo não era o que o seu usuário queria, você já descobre isso em questão de alguns dias.

O que fazer e não fazer num Design Sprint?

WS: Normalmente os clientes pedem Design Sprints em duas situações. A primeira delas é quando há um problema que precisa ser resolvido e a solução para esse problema pode ser um produto ou um serviço novo. Nesse caso, o sprint funciona muito bem.

Mas às vezes o cliente chega com algo que já existe mas que, por algum motivo, não está performando tão bem quanto desejado. Quando é assim, o Design Sprint não é tão ideal porque a solução desse problema exige uma fase de diagnóstico mais aprofundada. E como os sprints dedicam um único dia a essa etapa, o processo todo pode ficar comprometido.

O erro mais comum é quando a equipe acaba passando mais tempo gerando ideias do que em contato com o usuário. Existe uma frase do empreendedor Steve Blank que diz: "Nenhum plano de negócios resiste ao primeiro contato com o usuário". Nesse caso, ela é muito adequada porque é o usuário que, no final das contas, vai te dizer se a sua solução é adequada ou não.

Muitas vezes a gente acha que conhece melhor o nosso cliente do que conhece de fato. Por isso, embora o Design Sprint tradicionalmente só proponha a realização de testes e entrevistas no último dia, a gente tenta já a partir do terceiro dia trazer usuários para entrevistar.

Pode compartilhar um case de Design Sprint?

WS: Tivemos um cliente – uma startup que estava buscando construir um sistema de recursos humanos para empresas – que nos contratou para ajudar a prototipar a solução. Conforme realizamos entrevistas com usuários, percebemos que o cliente dele não tinha o problema que o produto que a startup estava criando se propunha a resolver.

Foi uma descoberta e tanto. O cliente disse que acabamos fazendo-o economizar 140 mil reais e três meses de trabalho, porque já tinha um investidor oferecendo esse apoio pelo desenvolvimento de uma solução que, como nós vimos, encontraria pouco público. E eles eram uma startup – imagine quanto uma empresa maior não consegue economizar com um processo desses.

Jake Knapp e John Zeratsky explicam como funciona a segunda-feira (primeiro dia) do Design Sprint

Melina Alves, fundadora da Dux Coworkers

Como define o Design Sprint?

MA: O Design Sprint foi uma ferramenta muito divulgada pela Google e que acabou caindo no gosto das startups. Faz sentido: as startups, mais do que outras empresas, costumam já ter uma cultura de UX (user experience) que é essencial para que o Design Sprint seja uma ferramenta válida.

Por cultura de UX, nos referimos ao entendimento da gestão e do design centrados no usuário como o principal meio de gerar negócios. Por isso, muitas vezes um primeiro ponto para que a empresa chegue a um Design Sprint é que ela se proponha a estudar essa cultura de UX.

O que fazer e não fazer num Design Sprint?

MA: É essencial que a organização chegue ao Design Sprint com uma postura aberta, pronta fazer perguntas e encontrar respostas. Muitas vezes a empresa chega em busca de uma validação de conceito ou persona ou para conhecer melhor seu usuário mas, nesse caso, você está usando uma ferramenta ágil para tomar decisões de negócios. Não é o ideal: para uma situação dessas, é mais indicado o Design Thinking.

Quando a equipe inicia um Design Sprint já com a intenção de produto muito fechada, querendo um produto completo como prova de conceito, sem abertura para colaboração porque já começa com a ideia que sua visão de produto é infalível, as reuniões acabam sendo muito ineficientes.

Também é importante que haja um ambiente horizontal e sem hierarquia, para que a equipe trabalhe com sinergia. Numa startup, entende-se que é um time no qual cada um confia em seus parceiros,e essa sinergia já existe. Em empresas com uma cultura de trabalho mais vertical e hierarquizada, é mais complicado. Às vezes, conforme a empresa muda para uma cultura mais horizontal, o Design Sprint acaba surgindo como consequência dessa mudança.

Pode compartilhar um case de Design Sprint?

MA: Trabalhamos bastante com o setor financeiro e usamos um Design Sprint para ajudar uma empresa de grande porte desse ramo a criar um novo aplicativo de investimentos. Na verdade, o sprint foi uma consequência: trabalhamos com eles desde 2012 e o começo desse trabalho foi uma oficina de três meses para promover a cultura de UX lá dentro.

Ao longo do tempo, eles foram entendendo e mudando de cabeça e isso gerou um impacto até mesmo nas contratações. Assim, quando surgiu um problema, o Design Sprint acabou oferecendo uma possível resposta. A ideia no começo não era fazer um aplicativo, mas ao longo do processo ele acabou se sobressaindo como a solução mais adequada.

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Sobre o autor
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A Udacity, conhecida como a "Universidade do Vale do Silício", é uma plataforma online e global que conecta educação e mercado para ensinar as habilidades do futuro – de data science e marketing digital à inteligência artificial e desenvolvimento. Hoje, há mais de 7 mil alunos ativos no país e 50 mil pelo mundo.