4 de set de 2018

O que é escopo e como se sair bem em reuniões desse tipo?

Udacity Brasil

Todo grande projeto começa em algum lugar. Muitas vezes, esse lugar é uma reunião de projeto, também conhecida como reunião de escopo. Depois que uma agência ou empresa decide com o cliente o que vai fazer para ele (ou, no caso de uma empresa, quais são as prioridades internas que serão desenvolvidas), é hora de levar essa tarefa para a equipe responsável e começar a planejar como entregar os serviços e produtos prometidos até a data final.

Se você já participou de uma reunião desse tipo – seja como gerente de projetos, seja como desenvolvedor, redator ou outra função – deve saber que há muita coisa que pode influenciar o resultado. Um escopo mal definido ou uma entrega que não leva em conta a conclusão de etapas anteriores, por exemplo, pode atrapalhar todo o processo.

Para evitar situações desse tipo, é importante se preparar e ficar atento antes, durante e depois de reuniões de escopo. As decisões tomadas e informações trocadas ali precisam ser válidas ao longo de todo o projeto – e algumas dicas facilmente implementáveis podem fazer toda a diferença no seu estilo de trabalho.

O que é escopo?

Primeiro, é importante definir o que é escopo: trata-se de uma meta ou objetivo final. Quando o tema é escopo de projeto, isso significa o trabalho envolvido na entrega de um serviço ou produto.

Com isso em mente, é preciso então pensar em um problema real para resolver, algo tangível e compreensível. Isso significa ir além de seus "sintomas", como escreve a Harvard Business Review, e buscar suas causas.

Ou seja, não só criar uma "planilha atualizada com dados" mas especificar exatamente quais dados, de onde vem, qual será a melhor maneira de disponibizá-los numa planilha e em que momentos ela deve ser atualizada.

É a partir desse exame de causas que a equipe conseguirá entender perfeitamente o que precisa criar e resolver e quais componentes tornarão essa resolução possível.

A pergunta que vai guiá-lo é simples: "O que terá que ser feito para que X aconteça?" Repita-a até que seu problema completo esteja dividido em pequenas partes.

A partir daí, o escopo passa pelas fases de planejamento e acompanhamento.

Planejamento: vamos por partes

Laís Gonçalves e Thais Rastelli são gerentes de contas da agência digital Profit-e, focada em soluções para e-commerce. Laís é da área de tecnologia, enquanto Thais é formada em publicidade. Mesmo com esse background diferente, o trabalho das duas gira em torno da dinâmica de dividir grandes projetos em pequenas entregas, que precisam ser constantemente alinhadas com suas respectivas equipes.

“No caso de grandes projetos, a gente quebra essa entrega em partes, que são chamadas de sprints. Aí a gente define quais vão ser os sprints, quem vai fazer o que em cada um deles e quanto tempo cada um vai durar”, conta Laís.

O processo que ela narra é baseado no framework Scrum, uma rotina de trabalho que faz parte da metodologia Agile e explicada em mais detalhes nesse post.

Como funciona um scrum?

Acompanhamento: mantendo o projeto nos trilhos

Além da divisão de tarefas maiores em sprints, o Scrum também prescreve a realização de reuniões diárias (no fim do dia, para relatar o progresso feito naquele dia e planejar o dia seguinte, ou no começo da manhã, para refletir sobre o dia anterior e planejar o próximo).

“Como aqui o horário é flexível, tem gente que entra mais tarde e tem gente que sai mais cedo, então acabamos fazendo no meio da tarde que é quando tem mais pessoas”, conta Laís. A ideia, no entanto, é a mesma: refletir e informar sobre as últimas oito horas de trabalho e planejar as próximas oito.

A diferença de horário, segundo ela, acaba não afetando muito esse objetivo. “É papel do gerente de projetos ir vendo se as coisas estão dando errado”, diz Laís. Por exemplo: se uma tarefa prevista para aquele dia acaba se alongando mais do que o esperado, é necessário que a equipe adapte o quanto antes o cronograma para o resto do projeto.

É nesse momento que o “tempo de gordura” entra em jogo.

"Se o desenvolvedor pede quatro dias para realizar uma tarefa, é sempre bom considerar um pouco mais de tempo”, diz Laís. Assim, caso a tarefa acabe atrasando, isso não significa que o projeto inteiro vá atrasar. “É melhor você dar um prazo maior e entregar antes do que dar um prazo muito curto e atrasar”, complementa Thais.

Além das reuniões diárias, a equipe também se reúne no final de cada sprint, que pode ter qualquer padrão de duração. A recomendação, no entanto, é que os mais curtos levem uma semana e os mais longos, um mês.

O objetivo naquele momento é resumir o que foi feito até lá, levantar os desafios e reconhecer os trabalhos que fizeram a diferença – e se preparar para os próximos desafios que já foram planejados.

Franqueza na hora de determinar prazos

Todo esse processo de alinhar sprints com a equipe é feito pelo gerente de projetos, depois que ele e o setor comercial entraram num acordo com o cliente quanto à entrega que seria feita ou, caso seja um sprint interno, sobre o que será entregue até quando.

Para o gerente de projetos, é essencial que esse acordo (envolvendo tanto produto quanto prazo) esteja alinhado com o que a sua equipe é capaz de entregar.

“Todas as minhas experiências negativas foram por conta de especificação errada ou da minha equipe pedir um determinado prazo, mas o time comercial acabar aceitando o que o cliente impôs”, conta Laís.

Em casos como esse, ceder à demanda do cliente por um prazo demasiadamente agressivo pode não só prejudicar o relacionamento do gerente com a equipe como também acabar frustrando o cliente, já que a data passa sem conclusão.

Thaís teve uma experiência semelhante. “No meu caso, já aconteceu de ser vendida uma coisa que a equipe não tinha certeza se dava para fazer na plataforma solicitada. E, quando fomos ver, era algo que não dava para ser feito. Isso frustra o cliente e a tendência é que o projeto acabe dando errado”, conta.

As duas concordam que, via de regra, os projetos raramente têm problemas ao longo do caminho: o mais comum é que as coisas dêem errado desde o começo ou então corram bem ao longo de todo o período de desenvolvimento.

Por que comunicação é essencial?

Já deve ter ficado claro que a capacidade de comunicação é algo essencial para que reuniões desse tipo corram bem. De fato, se os participantes do projeto não forem proativos em esclarecer dúvidas e oferecer sugestões, pequenos problemas podem acabar virando entraves mais para frente.

“É muito importante estabelecer comunicação com o desenvolvedor. Ele precisa ser muito claro para dizer se entendeu ou não a demanda”, comenta Laís.

No entanto, Laís e Thais consideram que suas posições de liderança no projeto lhes conferem uma responsabilidade maior sobre a questão. “Também é nosso papel ter certeza de que a pessoa entendeu aquilo”, diz Laís. Thais complementa: “Sempre acho que a atitude tem que vir de nós”.

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Organização: produtividade no dia a dia

Para garantir que as tarefas sejam realizadas dentro dos prazos, as gerentes de contas recomendam o uso de ferramentas tradicionais: lembretes, agendas e calendários online permitem visualizar com facilidade os prazos para as próximas entregas e organizar as tarefas prioritárias.

Segundo Laís, para garantir que o trabalho de cada dia seja feito, uma boa recomendação é tentar programar antecipadamente a semana. “Assim, se você não consegue terminar algo naquele dia, joga para o dia seguinte e vai ajustando.” Decidir as tarefas de cada dia no próprio dia, na visão dela, é menos frutífero.

Thais também recomenda o uso de post-its para lembrar de tarefas importantes, e sugere que os membros da equipe aproveitem cada oportunidade de ter uma interação pessoalmente. “Muitas vezes as pessoas ficam com dúvida e preferem esclarecer por e-mail ou por inbox, mas se você fala na reunião, vai mais rápido. E pode ser que outra pessoa também tenha aquela dúvida, então já resolve para ela também.”

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As duas valorizam o contato dessa forma, e o consideram importante para que a equipe “realmente seja um time”. Segundo Laís, isso ajuda a “entender a situação em que cada um está e que na frente de todos está o cliente”. Em outras palavras, embora cada membro da equipe tenha atribuições diferentes, todas elas são voltadas para um mesmo objetivo.

Entender esse objetivo (de verdade) é essencial para que o projeto flua da melhor maneira possível e torna mais provável que membros da equipe consigam sugerir ideias melhores e trazer mais recursos e usabilidade em menos tempo.

Além de facilita o trabalho de todo mundo, de quebra ainda pode acabar adiantando a entrega para o cliente – e aí é rumo ao próximo projeto.

5 dicas para se sair bem numa reunião de projeto

1. Entenda o objetivo, não a tarefa

Anotar uma série de metas para se cumprir ao longo dos próximos dias é simples e importante. Mas isso é apenas uma parte do trabalho: se você só pensa no que está fazendo e não em por que está fazendo aquilo, pode acabar trabalhando de maneira pouco eficiente e sem entusiasmo.

É essencial entender a demanda do cliente que gerou aquele trabalho específico para você. Assim, você pode até descobrir uma maneira mais eficaz de entregar os resultados desejados.

2. Tenha controle do seu tempo

Num projeto, o seu tempo não é apenas um recurso seu: é de toda a equipe. Por isso, é importante que você consiga reportar com precisão a todos como seu tempo está sendo usado e quais tarefas você pode assumir nos próximos dias. Também é crucial que você tenha uma boa noção do tempo que leva para realizar cada tarefa. Uma estimativa errada pode acabar custando horas de trabalho da equipe inteira.

3. Se tiver dúvidas, esclareça!

Se alguma dúvida surgir no meio de uma reunião, não deixe para esclarecê-la depois por e-mail. Levante a questão assim que possível. Se você ficou com uma dúvida, é provável que outra pessoa tenha tido o mesmo questionamento. Dessa forma, todo mundo pode esclarecer a questão, o que economiza tempo no geral.

4. Não tenha medo de dar sugestões

Embora o gerente de projetos seja, via de regra, alguém com bom conhecimento técnico, é bem capaz que você, por estar mais envolvido no processo cotidiano de produção, saiba um ou outro truque ou experiência que permita facilitar o trabalho de alguém. Nesses casos, não deixe de compartilhá-lo.

Esse tipo de contribuição não apenas traz uma nova visão para o projeto como também é uma maneira de demonstrar seu valor. Além disso, sugestões como essa fazem com que você tenha uma relação mais próxima com o trabalho, pois você sabe que contribuiu para que ele corresse daquela maneira.

5. Reconhecimento também é importante

Muitas vezes as reuniões acabam virando momentos de cobrança: quem deve fazer o que até qual data? No entanto, é importante sempre reconhecer quando alguém que trabalha com você teve uma dedicação excepcional.

Se seu colega se esforçou para terminar antecipadamente uma tarefa da qual seu trabalho dependia ou se um membro da equipe estudou para fazer algo que ninguém na equipe conseguia, não deixe de destacar essa contribuição. Isso melhora o clima entre a equipe e deixa as reuniões mais agradáveis.

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Sobre o autor
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A Udacity, conhecida como a "Universidade do Vale do Silício", é uma plataforma online e global que conecta educação e mercado para ensinar as habilidades do futuro – de data science e marketing digital à inteligência artificial e desenvolvimento. Hoje, há mais de 7 mil alunos ativos no país e 50 mil pelo mundo.